Controller/ procesbegeleider t.b.v. project normering omvang diensten en cvb staf

• Freelance
• Branche Onderwijs
• max. € 135 per uur
• In Noord-Brabant
• Reageren vóór 31-10-2025 (16:00)

De functie

Omschrijving

We zoeken een stevige gesprekspartner en verbindende procesbegeleider die ons helpt bij het maken van scherpe keuzes die leiden tot een herziene normering van de omvang van diensten en cvb staf. 

Context:

Fontys is een van de grootste instellingen voor hoger onderwijs van Nederland, met circa 38.700 studenten en ruim 5.000 medewerkers. Er zijn 18 instituten die 70 bacheloropleidingen verzorgen in voltijd, deeltijd en duaal, in bijna alle sectoren van de maatschappij. Daarnaast bieden we 37 masteropleidingen, 17 associate degrees en diverse honours- en schakeltrajecten aan. Ook verzorgen we een gevarieerd aanbod van cursussen en trainingen voor werkende professionals, vooral in ZuidNederland. Behalve op onderwijs legt Fontys zich – met onder andere 44 lectoraten, waarvan twee in samenwerking met een andere hogeschool – toe op onderzoek, kennisinnovatie en contractactiviteiten. Sinds 2022 heeft Fontys te maken met demografische krimp. Dat betekent dat we meerjarig strak moeten sturen op de doelstelling om de formatie en het lastenniveau mee te laten bewegen met de krimpende studentaantallen.

Daartoe zijn we onder meer gestart met het harmoniseren van onze ondersteunende processen. Dit gaat helpen om de verhouding student/docent en docent/ondersteuning gezond te houden. Via het programma TGO-Onderwijslogistiek werken we toe naar een geharmoniseerde onderwijslogistiek. En via het programma HARP creëren we de randvoorwaarden voor de harmonisatie van bedrijfsvoeringsprocessen waarbij we de verantwoordelijkheid voor de aansturing van medewerker die werkzaam zijn in de bedrijfsvoeringsprocessen vanaf 2026 verleggen naar de proceseigenaren (diensten). In het project “herziening IVM” bereiden we de implementatie voor van een herzien Intern Verdeelmodel. Voor het uitvoeren van de wettelijke taken ontvangt Fontys een Rijksbijdrage van OCW en collegegelden van studenten. De Rijksbijdrage bestaat grotendeels uit een “lumpsum” bijdrage en een deel wordt verstrekt in de vorm specifieke en/of geoormerkte rijksbijdragen. Bijna 90% (€0,5 miljard) van de baten van Fontys wordt op basis van het interne verdeelmodel over de organisatieonderdelen verdeeld. Daarnaast bevat het IVM richtlijnen voor de interne toewijzing (allocatie) van middelen aan specifieke bestedingsdoelen. Externe, maar met name interne ontwikkelingen, zijn aanleiding voor deze herziening. Het huidige IVM is geïntroduceerd in 2010 en is toe aan herziening, omdat het niet meer goed past bij de manier.

waarop we Fontys willen besturen. Het ontwerp is reeds vastgesteld; de normering van een aantal componenten en de implementatie moet plaatsvinden in de eerste helft van 2026. Fontys gebruikt een meerjarig financieel kader om te monitoren dat lasten en uitgaven voor personeel – in samenhang met lasten voor huisvesting en inkomsten uit de 2e en 3e geldstroom – op termijn binnen betaalbare bandbreedtes blijven bewegen. Met behulp van bandbreedtes en signaleringswaarden (zoals de verhouding student/fte, en OP/OOP, BVO per student) monitoren we of de beweging op Fontysniveau snel genoeg wordt gemaakt. Deze bandbreedtes herijken we periodiek als de meerjarenprognose daar aanleiding voor geeft en vertalen we – waar mogelijk – naar afgeleide streefwaarden voor de instituten en/of buitenmaten voor strategische programma’s en/of investeringen. In 2026 komen deze strategische ontwikkelingen bij elkaar: we bereiden ons voor op ingebruikname van het nieuwe IVM per medio 2026 (gericht op begrotingsjaar 2027). De diensten veranderen van gedaante, scope en opdracht door HARP en (onderlinge) verschuivingen in de verantwoordelijkheid voor de onderwijs logistieke processen. Er wordt op een andere manier gestuurd op leegstand en vierkante meter beheersing. Een deel van de instituten stuurt via ombuigings- of fusieplannen op de aanpassing van hun organisatie. Kortom: zowel diensten als instituten herijken hun organisatie inrichting en passen deze waar nodig aan.

Opdracht

We zoeken een externe projectleider die het proces begeleidt om – samen met een interne werkgroep – een voorstel op te leveren voor normering voor de omvang en budgetten voor diensten en staf cvb voor 2027, met zoveel mogelijk houvast voor de jaren erna.

Daartoe lever je de volgende resultaten op:

1. Kom voor 1 februari 2026 tot uitgangspunten en uiterlijk 1 mei 2026 tot geconcretiseerde voorstellen voor een gedragen en gevalideerde normering van budgetten voor diensten en staf cvb voor het jaar 2027, die gebaseerd is op:

o De gemaakte keuzes en uitgangspunten van het nieuwe intern verdeelmodel (vastgesteld ontwerp);

o De in ontwikkeling zijnde soll processen uit het programma HARP;

o Objectivering/validering aan de hand van interne en externe bronnen en benchmarks.

Ga daarbij uit van de bestaande organisatiestructuur van de diensten (dus niet preluderend op mogelijk andere indelingen/samenvoegingen van diensten, shared service centra etcetera) en de daaruit voortvloeiende inrichtingsplannen die worden opgesteld voor de nieuwe opdracht en scope (taakvelden) van iedere dienst na HARP (en reeds bekende bewegingen rondom Onderwijslogistiek).

2. Definieer deze normering als uitkomst:

– primair financieel (kosten per dienst in relatie tot totale baten),

– en maak binnen de normering ook een verdeling tussen personele- en andere kosten. En kom aan de hand daarvan tevens tot indicatieve formatie-doelstellingen per dienst en presenteer dit in verhouding tot de OOP- en OP- formatie op Fontysniveau (streefwaarde 65% OP -35% OOP).

Vereiste Kwalificaties

• WAADI registratie

BIj voorlopige gunning van de opdracht wordt door de opdrachtgever de WAADI-registratie gecontroleerd.

• Verklaring betalingsgedrag

Inschrijver bevstigd bij voorlopige gunning een verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen (niet ouder dan 6 maanden) of een verklaring betalingsgedrag inlenersaansprakelijkheid (niet ouder dan 3 maanden) te kunnen overleggen.

• Kopie verzekeringsbewijs

Inschrijver bevestigd bij de voorlopige gunning een kopie verzekeringsbewijs te kunnen overleggen met daarin opgenomen het bedrag waarvoor hij verzekerd is. (Minimaal €500.000,- per schade veroorzakende gebeurtenis en minimaal €1.000.000,- per jaar.)

• De (aangeboden) kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het begeleiden van vergelijkbare normeringsprocessen binnen een publieke organisatie.
• De (aangeboden) kandidaat beschikt over aantoonbare kennis en ervaring op het gebied van finance en control, waaronder het werken met verdeelmodellen en vergelijkbare financiële kaders
• De (aangeboden) kandidaat is beschikbaar om de opdracht uit te voeren in de periode november 2025 t/m september 2026, met een gemiddelde inzet van 1,5 dag per week.
• Voeg een CV en eventuele toelichting toe. Het CV is maximaal 5 a4 en een losse toelichting is niet meer dan één a4

De kandidaat beschrijft zijn/haar werkervaring en op welke wijze zijn/haar ervaring, kennis en vaardigheden aansluiten op de doelstelling, context en resultaten van de opdracht, en welke meerwaarde hij/zij kan bieden binnen Fontys. 

Het CV en de toelichting worden als één geheel beoordeeld op de mate waarin het aansluit op de gevraagde expertise voor de uitvoering van de opdracht.

• Gesprek

Door de weging van de antwoorden op de vragen wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Met de hoogst scorende kandidaten wordt een gesprek in gepland. Het gesprek geeft de doorslag. 

De gesprekken zullen waarschijnlijk plaatsvinden op 7 november.