Ervaren verandercoördinator general affairs

• Detachering
• Branche Onderwijs wetenschap cultuur
• max. € 125 per uur
• In Noord-Brabant
• Reageren vóór 04-11-2025 (10:00)

De functie

De TU/e is op zoek naar een Ervaren Verandercoördinator General Affairs.

Context van de opdracht

• TU/e Operations wants to become the most personal, connected & seamless university operations in the Netherlands by 2035. Deze ambitie tekenen de directeuren van faculteiten en diensten samen op in de Operations Strategy die naar verwachting eind 2025 wordt vastgesteld.
• Bij de nieuwe Operations Strategy hoort een transformatie waarin alle diensten en faculteiten samen werken aan verbetering van hun dienstverlening.
• Ze willen samenwerking slimmer organiseren in dienst overstijgende interdisciplinaire teams met duidelijke verantwoordelijkheden voor een hele keten van dienstverlening. Ook gaan ze werkwijzen, processen en systemen beter op elkaar afstemmen en samen prioriteiten stellen. Dit, om de doelgroepen van TU/e beter te bedienen en bereiken om zo nog meer waarde toe te voegen aan het primaire proces van onderwijs, onderzoek en impact.
• Een frontrunnerscoalitie van diensten Communication Expertise Center (CEC), Education & Student’ Affairs (ESA), General Affairs (GA) en Research Support & Valorization (RSV) is op kleine schaal al gestart met deze ontwikkeling en zij passen stap voor stap hun organisaties aan op de nieuwe manier van werken.
• Ter versterking van het team zijn we nu op zoek naar een verandercoördinator.
• De verandercoördinator werkt nauw samen met de programmamanager Operations Strategy en de vier directeuren van de frontrunnerscoalitie. Het versterken van de veranderkracht gebeurt in nauwe samenwerking met de bestaande verandercapaciteit, waaronder de CEC (interim) directeur, tevens verandermanager.

Plaats van de Ervaren Coördinator in de TU/e organisatie

• De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van bijna 7000 medewerkers en 13.000 studenten.
• De coördinator komt te werken voor een aantal stafdiensten en wordt gepositioneerd binnen General Affairs. Het betreft een coördinatorrol die hands-on, in nauwe verbinding met frontrunners en operations strategy team, werkt aan implementatie nav Ronde IV in alignment met de beweging die we als TU/e Operations in de komende jaren willen maken. Het betreft een fulltime functie met zwaartepunt (voor 2 dagen) bij ESA. De overige 3 dagen werkt de coördinator mee aan de brede beweging.

Taken en verantwoordelijkheden

• Vanuit de TU/e brede ambitie en bouwstenen v.w.b. de Operations Strategy help jij hands-on de doorvertaling te maken naar de vier diensten, zowel binnen, als in samenwerking tussen de diensten. Het zwaartepunt zal in eerste instantie liggen bij ESA, mede in relatie tot CEC.
• Ontwikkelen en implementeren van een geïntegreerde veranderaanpak waarbij cultuurverandering niet als apart traject wordt behandeld, maar verweven is in acties en resultaten. Nadruk ligt op veranderen naar nieuwe manier van werken: procesmatig, klantgericht, dienst- en team overstijgend.
• (Strategisch) ontwerpen en uitvoeren van een hands-on communicatiestrategie die bijdraagt aan transparantie, betrokkenheid en helderheid rondom de verandering.
• Opzetten en uitvoeren van learning & development-activiteiten, waaronder hands-on trainingen en kennisoverdracht naar de staande organisatie.
• Begeleiden en adviseren bij structuurverandering en verandering in de manier van werken binnen stafdiensten TU/e (waaronder ESA, GA, CEC), in afstemming met de TU/e-brede Operations Strategy, en strategische programma’s op gebied van Governance en leiderschap
• Versterken van de verander- en uitvoeringscapaciteit binnen de organisatie, zodat na afloop van de opdracht continuïteit geborgd is.

Functieprofiel en kernvaardigheden

• De medewerker voldoet aan het volgende functieprofiel en vaardigheden:
• Ruime ervaring (minimaal 5 jaar) met verandertrajecten in complexe organisaties, bij voorkeur binnen universiteiten of vergelijkbare kennisintensieve instellingen.
• Sterk in strategische communicatie en in staat om deze door te vertalen naar een communicatiestrategie en hier uitvoering aan te geven.
• Inzicht in het krachtenveld van complexe organisatie (facultair vs. centraal, werkvloer vs beleid, inhoud vs proces, standaardisatie vs maatwerk).
• Ervaring met procesmatige en lijnsturing binnen matrixorganisaties.
• Vermogen om helderheid te creëren voor medewerkers over structuur en werkwijze.
• Combineert analytische kracht met hands-on uitvoeringsvermogen.
• Ervaring met learning & development en het begeleiden van trainingen en kennisoverdracht.
• Verbindend coördinator met hoge mate van organisatiesensitiviteit en politiek-bestuurlijk gevoel.

Proces expertise

• Sterke ervaring in het inrichten van (keten)processen vereist.
• Inzicht in procesverbetering: ruimte voor aanpassing en verbetering.
• Balans tussen vastleggen van processen en inspelen op verandering.

Competenties

• Analytisch vermogen
• Organisatiesensitiviteit
• Verbindend
• Overtuigingskracht en communicatieve vaardigheden
• Resultaatgerichtheid en doorzettingsvermogen
• Ontwikkelgericht

Inzet

• Het betreft een uitvraag voor 40 uur per week. Deze inzet is indicatief, aan deze inzet kunnen geen rechten worden ontleend. De beoogde startdatum is medio november 2025 en de beoogde einddatum is medio november 2026.
• Er geldt een proefperiode van 2 maanden, waarna de overeenkomst ter beoordeling door Opdrachtgever verlengd of beëindigd wordt, waarbij aan de beëindiging geen kosten verbonden zijn.
• Na deze initiële looptijd is er de mogelijkheid de opdracht onder gelijkblijvende voorwaarden te verlengen tot een maximale looptijd van 2 jaar. Mochten omstandigheden daartoe aanleiding geven, dan kan de overeenkomst eventueel met wederzijds goedvinden ook na deze 2 jaar nog worden verlengd.
• Het is Inschrijver niet toegestaan om meerdere kandidaten aan te bieden voor deze inzet.
• Kandidaten zijn geen student of medewerker bij de TU/e.

Vereiste Kwalificaties

• Persoonlijke motivatie en visie: ​​​​​​​De kandidaat dient een persoonlijke motivatie te schrijven, specifiek voor deze opdracht. Kernvraag: Waarom is hij juist zo geschikt voor deze opdracht.
• Ruime ervaring (minimaal 5 jaar) met verandertrajecten in complexe organisaties, bij voorkeur binnen universiteiten of vergelijkbare kennisintensieve instellingen.
• Sterk in strategische communicatie en in staat om deze door te vertalen naar een communicatiestrategie en hier uitvoering aan te geven.
• Inzicht in het krachtenveld van complexe organisatie (facultair vs. centraal, werkvloer vs beleid, inhoud vs proces, standaardisatie vs maatwerk).
• Ervaring met procesmatige en lijnsturing binnen matrixorganisaties.
• Vermogen om helderheid te creëren voor medewerkers over structuur en werkwijze.
• Combineert analytische kracht met hands-on uitvoeringsvermogen.
• Ervaring met learning & development en het begeleiden van trainingen en kennisoverdracht.
• Verbindend coördinator met hoge mate van organisatiesensitiviteit en politiek-bestuurlijk gevoel.