Projectleider / adviseur / specialist kostenverhaal projecten en tijdschrijven

• Freelance
• Branche Overheid
• max. € 175 per uur
• In Noord-Holland
• Reageren vóór 24-10-2025 (16:00)

De functie

Omschrijving opdracht

projectleider / adviseur / specialist kostenverhaal projecten en tijdschrijven

De BUCH is een werkorganisatie die werkt voor 4 gemeenten: Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Personeel is in dienst van de BUCH en voert werkzaamheden uit voor de gemeenten. Kosten worden via de kostenverdeelstaat en een verdeelsleutel naar de gemeenten doorbelast.

Binnen het ruimtelijk domein lopen verschillende kostenverhaalprojecten bij de gemeenten. Elke gemeente voert dit op eigen wijze uit. Het proces, de boekingsgang en de rollen en verantwoordelijkheden niet zijn vastgelegd. Dit heeft geleid tot een onjuist inzicht in de stand van zaken en onjuiste (ontbrekende) boekingen en hiermee de afrekeningen naar de gemeenten.

Er is een start gemaakt met de inventarisatie van de boekingen t.b.v. het maken van correcties en betrokkenen zijn het proces aan het harmoniseren en beschrijven. Echter om alle resultaten tijdig te kunnen behalen is extra inzet nodig in de vorm van een projectleider die ook over de onderwerpen kan adviseren en waar nodig kan ondersteunen bij de uitwerking hiervan.

Een proces dat nauw verbonden is met het afrekenen van kosten van projecten is tijdschrijven. Dit vindt deels plaats voor het ruimtelijk domein. Ook hiervoor geldt dat het proces niet is beschreven en rollen en verantwoordelijk niet zijn belegd.

Er is behoefte aan een brede inventarisatie binnen de organisatie voor zowel inhuur als vaste medewerkers en in kaart brengen van de gevolgen van tijdschrijven.

Kostenverhaalprojecten resultaten

• Proces voor de vier gemeenten harmoniseren en implementeren
• Boekingsgang standaardiseren en uniformeren, inclusief wijze en proces afrekenen tussen BUCH en gemeenten
• Goedzetten stand projecten per januari 2025 en afrekening jaarrekening 2025
• Beoordelen stand begroting 2025 en verder
• Mogelijkheden onderzoeken van kostenverhaalprojecten in grexmanager
• Opstellen van een financiële en voorgangsrapportage kostenverhaalprojecten
• Implementatie proces binnen de organisatie

Tijdschrijven resultaten

• Inventariseren welke functies ten behoeve van welk project tijd moeten schrijven (onderscheid inhuur en vaste medewerkers)
• Bepalen tarieven, eventueel overhead en andere voorwaarden voor afrekenen uren
• Bepalen invloed van tijdschrijven en doorbelastingen op gekoppelde processen zoals kostenverdeelstaat en berekening verdeelsleutel.
• Bepalen organisatorische positie en benodigde formatie voor het beheer van het tijdschrijfsysteem
• Bepalen wijze opdrachtverstrekking van gemeenten naar BUCH t.b.v. afrekening (jaarcontracten)
• Opstellen en vastleggen proces tijdschrijven
• Implementatie proces binnen de organisatie

Taken en verantwoordelijkheden

• Samenstellen (deel) projectgroep
• Opstellen planning met deelresultaten
• Adviseren en waar nodig bijspringen bij de totstandkoming van de (deel)resultaten
• Monitoren voorgang en periodiek betrokkenen hierover informeren (teammanagers, MT BUCH)

Vereiste Kwalificaties

• Basisgegevens Kandidaat (CV)

U dient hier het CV in van uw kandidaat waarbij uw kandidaat in staat is de werkzaamheden die omschreven staan in de opdrachtomschrijving uit te voeren.

Om het gunningsproces goed te kunnen doorlopen, hebben wij een naam en e-mail adres nodig van uw kandidaat. U neemt dit op in de CV van uw kandidaat. 

Beoordeling Het CV wordt getoetst aan de ervaring die de kandidaat heeft met de gevraagde werkzaamheden. Indien de kandidaat niet voldoet aan de eisen  en het gevraagde takenpakket wordt deze kandidaat uitgesloten van deze aanbesteding

Verklaart u te voldoen aan deze eis?

• Criterium – Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Uw kandidaat beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift uitstekend. Indien uw nee moet antwoorden volgt uitsluiting en wordt uw inschrijving niet verder beoordeeld.

Beoordeling Een beoordeling van uw antwoord als onderdeel van de inschrijvingstoetsing wordt door ons niet uitgevoerd. Het antwoord is integraal onderdeel van de inschrijving.

Verklaart u te voldoen aan deze eis?

• Uurtarief Het aangeboden uurtarief is exclusief btw en is all-in. All-in is inclusief reiskosten en reistijd woon-werkverkeer, vakantiegeld, vakantiedagen, bijzonder verlof en feestdagen, kosten van vervoer, belastingen en evenals eventuele overige kosten.

U vult hier het uurtarief in.

Het uurtarief is een plafondtarief van maximaal € 175 ,-  Inschrijven boven dit plafondtarief leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan deze uitvraag.

• Gunningscriterium – Interview

Beoordelingspunten Wij vinden de volgende zaken van belang bij een kandidaat of kandidaten (in willekeurige volgorde):

Het gevoel over uw kandidaat bij de collega's waarmee uw kandidaat direct gaat samenwerken met betrekking tot klik.
Het gevoel over uw kandidaat bij de collega's waarmee uw kandidaat direct gaat samenwerken met betrekking tot vakbekwaamheid.

Interview Alle beoordelingspunten worden beoordeeld aan de hand van een 30 minuten durend interview. U vaardigt uw kandidaat af. Het interview is vorm vrij en zal zich vormen aan de hand van onze vragen die wij hebben na bestudering van het Curriculum Vitae en de gegeven antwoorden. Alle overige signalen en indrukken die uw kandidaat afgeeft worden ook meegenomen in onze beoordeling.

Het interview zal plaatsvinden op een van de locaties van de BUCH,  binnen tijdsblok en op datum zoals aangeven in de planning. Het is niet mogelijk om op een andere moment het interview plaats te laten vinden, communiceer deze datum met uw kandidaat.  U (uw kandidaat) ontvangt een persoonlijke uitnodiging voor de exacte tijd op aangegeven datum.

Beoordelingsprotocol De beoordelingscommissie bestaat uit een voldoende aantal direct betrokken medewerkers van ons.

De commissie handelt volgens het volgende protocol:

Elk lid van de beoordelingscommissie beoordeelt individueel uw kandidaat enkel en alleen aan de hand van het interview en beoordelingspunten.
Elk commissielid geeft direct na afronding van het interview uw kandidaat een rapportcijfer. Bij een rapportcijfer 10 past uw kandidaat optimaal bij ons en scoort u het maximale gewicht in procenten. Indien uw kandidaat niet aanwezig is bij het interview, dan scoort u niet.
Na individuele beoordeling bespreken de leden van de beoordelingscommissie de bevindingen gezamenlijk in een consensusmeeting waarin vervolgens tot een unaniem oordeel per inschrijving wordt gekomen.

De contactpersoon maakt uitdrukkelijk geen onderdeel uit van de beoordelingscommissie. De contactpersoon zorgt er voor dat de commissieleden geen kennis hebben van prijsaspecten voorafgaand aan en tijdens hun beoordeling.